Polityka prywatności.

1. Kto jest administratorem danych?

Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem ze strony internetowej High Five, kontaktem z High Five oraz usługami, które nie są objęte opisaną niżej współpracą dotyczącą zajęć dla klas 1-7, jest:

High Five Magdalena Germel
ul. Jana Nowaka-Jeziorańskiego 7 lok. 199, 03-984 Warszawa
NIP: 8241730595  |  REGON: 523281712
e-mail: kontakt@highfive.academy   |  telefon: +48 790 266 517

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz zgłaszania problemów związanych z bezpieczeństwem danych można kontaktować się pod adresem: kontakt@highfive.academy .

High Five Magdalena Germel nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych.

2. Współadministracja danych dotyczących zajęć dla klas 1-7

Zajęcia dla klas 1-7 są organizowane we współpracy dwóch niezależnych działalności:

High Five Magdalena Germel
ul. Jana Nowaka-Jeziorańskiego 7 lok. 199, 03-984 Warszawa
NIP: 8241730595  |  REGON: 523281712

High Five AGNIESZKA KAROLEWSKA
ul. Miodowa 16 lok. 10, 09-400 Płock
NIP: 7743272366  |  REGON: 523300869

W zakresie wspólnego naboru do grup klas 1-7 podmioty te działają jako współadministratorzy danych osobowych.

Współadministracja obejmuje w szczególności:

• przyjmowanie zgłoszeń na zajęcia poprzez wspólną skrzynkę highfive.zapisy@gmail.com,
• wspólną organizację naboru,
• ustalanie grup i przypisywanie dzieci do odpowiednich zajęć,
• obsługę wspólnej skrzynki dotyczącej zajęć klas 1-7.

Obie działalności mają dostęp do wspólnej skrzynki highfive.zapisy@gmail.com. Po utworzeniu grup każda z lektorek prowadzi korespondencję dotyczącą przede wszystkim uczniów przypisanych do jej grupy.

Po przypisaniu dziecka do konkretnej grupy każda działalność działa już jako odrębny administrator w zakresie:

• zawarcia własnej umowy z rodzicem lub opiekunem,
• prowadzenia swojej grupy,
• własnej dokumentacji uczestników,
• rozliczeń i wystawiania rachunków,
• przyjmowania płatności na własny rachunek bankowy,
• bieżącej realizacji zawartej przez siebie umowy.

Wspólny punkt kontaktowy dla klas 1-7
highfive.zapisy@gmail.com

Niezależnie od wskazania wspólnego punktu kontaktowego osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów.

3. Jakie dane przetwarzamy?

Zakres danych zależy od rodzaju kontaktu i usługi.

Przy zapisie dziecka na zajęcia

Możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko rodzica lub opiekuna,
• adres e-mail rodzica lub opiekuna,
• numer telefonu,
• imię i nazwisko dziecka,
• klasę, do której uczęszcza dziecko,
• poziom językowy dziecka.

W przypadku przygotowania do egzaminu ósmoklasisty możemy dodatkowo przetwarzać wyniki diagnozy przeprowadzanej w formie próbnego egzaminu, aby porównać poziom ucznia na początku i na końcu kursu.

Przy rozliczeniach

Na potrzeby wystawienia rachunku możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko klienta,
• adres,
• informacje dotyczące należności i dokonanej płatności.

Przy zwykłym kontakcie

Możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości lub informacje przekazane podczas rozmowy.

Przy rekrutacji lektorów

Jeżeli kandydat przesyła zgłoszenie lub CV na adres kontakt@highfive.academy, możemy przetwarzać dane zawarte w wiadomości i dokumentach rekrutacyjnych, w szczególności dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu.

Podczas korzystania ze strony

Serwer może automatycznie rejestrować podstawowe informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• data i czas połączenia,
• żądany adres strony,
• podstawowe informacje techniczne dotyczące przeglądarki lub urządzenia.

Dane te są wykorzystywane wyłącznie do zapewnienia działania, bezpieczeństwa i diagnostyki strony.

4. Dane dotyczące zdrowia i inne dane szczególnej kategorii

High Five nie prosi rodziców o przekazywanie informacji dotyczących zdrowia, diagnoz, niepełnosprawności ani innych szczególnych kategorii danych dziecka w ramach zwykłego procesu zapisów.

Zdarza się jednak, że rodzic z własnej inicjatywy przekazuje takie informacje w wiadomości.

Jeżeli takie dane zostaną przesłane, ocenimy, czy ich przetwarzanie jest rzeczywiście potrzebne oraz czy istnieje odpowiednia podstawa prawna. Jeżeli dane nie są potrzebne do realizacji określonego celu, nie będą wykorzystywane i zostaną usunięte w odpowiednim zakresie.

Prosimy o nieprzekazywanie danych dotyczących zdrowia, jeżeli nie jest to konieczne.

5. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

Odpowiadanie na pytania i przygotowanie oferty

Dane wykorzystujemy do odpowiedzi na wiadomości e-mail, zapytania telefoniczne i pytania dotyczące oferty. Jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO - podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. W przypadku pozostałej korespondencji podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bieżącej komunikacji.

Zawarcie i realizacja umowy z rodzicem lub opiekunem

Dane rodzica lub opiekuna będącego stroną umowy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Organizacja i prowadzenie zajęć dla dziecka

Dane dziecka są przetwarzane w zakresie potrzebnym do przypisania go do właściwej grupy, dopasowania poziomu oraz prawidłowego prowadzenia zajęć. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora lub współadministratorów polegający na prawidłowej organizacji i realizacji usługi edukacyjnej na rzecz dziecka.

Diagnoza przed egzaminem ósmoklasisty

Wynik próbnego egzaminu służy ocenie poziomu początkowego i porównaniu go z poziomem osiągniętym na zakończenie kursu. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes polegający na właściwym zaplanowaniu pracy z uczniem i ocenie efektów zajęć - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Rozliczenia i obowiązki podatkowe

Dane związane z rachunkami i rozliczeniami przetwarzamy w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

W razie potrzeby dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Rekrutacja

Dane przesłane przez kandydatów wykorzystujemy wyłącznie w celu przeprowadzenia konkretnego procesu rekrutacyjnego i nawiązania ewentualnej współpracy.

Bezpieczeństwo strony i systemów

Dane techniczne i logi mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, diagnozowania błędów i przeciwdziałania nadużyciom - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych przy zwykłym zapytaniu jest dobrowolne, jednak bez danych kontaktowych możemy nie być w stanie udzielić odpowiedzi.

Podanie danych wymaganych do zapisania dziecka na zajęcia, zawarcia umowy i organizacji zajęć jest konieczne do skorzystania z danej usługi.

Nie wymagamy zgody na marketing jako warunku udziału w zajęciach.

High Five nie prowadzi obecnie newslettera ani masowej wysyłki marketingowej.

7. Komu możemy udostępniać dane?

Dostęp do danych otrzymują tylko osoby i podmioty, które potrzebują ich do realizacji określonego celu.

Mogą to być w szczególności:

• High Five AGNIESZKA KAROLEWSKA - w zakresie współadministracji zajęć klas 1-7,
• lektorzy współpracujący na podstawie umów zlecenia - wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia ich grup; otrzymują listę zawierającą imię, nazwisko i klasę dziecka,
• OVHcloud - dostawca hostingu strony i poczty kontakt@highfive.academy,
• Google - w związku z obsługą wspólnej skrzynki Gmail dla klas 1-7 oraz korzystaniem z Google Meet,
• Microsoft - w związku z korzystaniem z Microsoft Teams i OneDrive jako kopii zapasowej danych,
• mBank - w zakresie danych pojawiających się przy realizacji płatności przelewem,
• Meta - jeżeli użytkownik skontaktuje się z High Five za pośrednictwem Facebooka,
• podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

High Five nie sprzedaje danych osobowych i nie przekazuje ich innym firmom w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu.

SP 402

Szkoła Podstawowa nr 402 jedynie udostępnia miejsce prowadzenia zajęć. High Five nie przekazuje szkole list dzieci, danych rodziców ani danych kontaktowych uczestników.

Terminal Kultury Gocław

Zapisy na zajęcia dla seniorów prowadzi Terminal Kultury Gocław we własnym zakresie. High Five nie otrzymuje od Terminala danych uczestników na potrzeby prowadzenia zapisów.

8. Zajęcia online

Zajęcia online 1 na 1 mogą być prowadzone za pomocą Google Meet lub Microsoft Teams.

High Five nie nagrywa lekcji prowadzonych za pomocą tych platform.

Dostawcy tych usług mogą przetwarzać dane techniczne i identyfikacyjne związane z korzystaniem z ich platform zgodnie z własnymi zasadami ochrony prywatności.

9. Facebook

High Five Magdalena Germel prowadzi profil na Facebooku.

Jeżeli użytkownik skontaktuje się z High Five za pomocą wiadomości na Facebooku, dane zawarte w wiadomości będą wykorzystywane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Korzystanie z Facebooka wiąże się również z przetwarzaniem danych przez Meta na zasadach określonych przez tego dostawcę.

High Five nie wykorzystuje Meta Pixel ani innych narzędzi reklamowego śledzenia użytkowników na stronie highfive.academy.

10. Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

High Five korzysta z globalnych usług dostarczanych m.in. przez Google, Microsoft i Meta.

W zależności od konkretnej usługi dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych przez RODO, stosowanych przez danego dostawcę, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

11. Jak długo przechowujemy dane?

Zapytania, które nie zakończyły się zapisem na zajęcia:

do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu.

Umowy, dokumentacja dotycząca uczestnika oraz korespondencja dotycząca osób zapisanych na zajęcia:

przez okres trwania zajęć oraz przez 5 lat po ich zakończeniu.

Dokumentacja księgowa i rachunki:

przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi.

Wyniki próbnego egzaminu ósmoklasisty:

przez czas trwania kursu, w celu porównania wyniku początkowego i końcowego. Dokumentacja diagnostyczna jest papierowa i po zakończeniu kursu jest niszczona.

CV i zgłoszenia kandydatów:

do zakończenia konkretnego procesu rekrutacyjnego. Po jego zakończeniu dokumenty kandydatów, z którymi nie nawiązano współpracy, są usuwane.

Logi serwera:

przez okres wynikający z technicznej konfiguracji i zasad usługi hostingowej OVHcloud, w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwisu.

Jeżeli określone dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, mogą być przechowywane do czasu zakończenia takiej sprawy lub upływu odpowiedniego terminu przedawnienia.

12. Gdzie przechowujemy dane?

Dokumentacja może być przechowywana:

• w formie papierowej,
• na zabezpieczonym komputerze,
• w poczcie elektronicznej,
• w OneDrive jako kopia zapasowa,
• w systemach dostawców usług wykorzystywanych do prowadzenia działalności.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Lektorzy otrzymują jedynie dane niezbędne do prowadzenia własnej grupy.

13. Pliki cookies i analityka

Strona highfive.academy nie korzysta z Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Microsoft Clarity ani innych narzędzi analitycznych lub marketingowo-śledzących.

Strona nie zapisuje opcjonalnych plików cookies w przeglądarce użytkownika.

High Five nie wykorzystuje danych użytkowników strony do profilowania ani reklamy behawioralnej.

Na stronie znajdują się linki prowadzące do Google Maps w celu wskazania lokalizacji zajęć. Mapy Google nie są osadzane na stronie w formie iframe. Kontakt użytkownika z usługą Google Maps następuje dopiero po kliknięciu zewnętrznego linku.

14. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych, gdy mają zastosowanie warunki określone w RODO,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Kontakt w sprawach danych
kontakt@highfive.academy
Wspólny nabór i dane klas 1-7: highfive.zapisy@gmail.com

15. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, masz prawo złożyć skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa

16. Czy podejmujemy decyzje automatycznie?

Nie.

High Five nie podejmuje wobec uczniów, rodziców, kandydatów ani innych osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Nie stosujemy profilowania.

Decyzje dotyczące m.in. poziomu językowego, przydziału do grupy i organizacji zajęć są podejmowane przez człowieka.

17. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do rodzaju przetwarzanych danych oraz związanego z nimi ryzyka.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań.

Dokumentacja papierowa oraz elektroniczna jest zabezpieczana przed dostępem osób nieuprawnionych.

Jeżeli zauważysz sytuację, która może oznaczać utratę, nieuprawnione ujawnienie albo inne naruszenie bezpieczeństwa danych związanych z High Five, napisz na: kontakt@highfive.academy .

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany:

• sposobu prowadzenia zajęć,
• wykorzystywanych systemów i dostawców,
• zasad zapisów,
• zakresu zbieranych danych,
• sposobu współpracy przy zajęciach dla klas 1-7,
• przepisów dotyczących ochrony danych.

Przy polityce zawsze wskazujemy aktualny numer wersji i datę jej obowiązywania.

Aktualna wersja: 1.0
Obowiązuje od: 20 września 2026 r.

Dokument przeznaczony do publikacji na stronie highfive.academy. W przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych polityka powinna zostać zaktualizowana.